- Что гласит инструкция, составленная для секретаря-референта
- Описание профессии
- Виды секретарей
- История профессии секретарь
- Как не промахнуться с работой вашей мечты
- Компании, продающие товары и услуги
- Крупные производственные или добывающие предприятия
- Общая характеристика профессии
- Плюсы и минусы профессии
- Специфика профессии
- Творческие компании
- Траты
- Учебные заведения
- Функции и обязанности
Что гласит инструкция, составленная для секретаря-референта
Его общие положения содержат название организации, указывает на прямой руководителя и призывает одного заменить секретаря в случае ее отсутствия.Вы найдете требования для опыта и квалификации сотрудника, а также список всех документов, необходимых для работы (правила, GOST, коды и правила).
Обязанности секретаря делегированы ему в третьем разделе, который носит его имя. Сюда входят обязанности по работе с документами, учету корреспонденции в приемной, а также подготовка и отправка документов по указанию руководства.
Его деятельность нарисована более подробно в следующем разделе — «Офис секретаря».Мы имеем о защите и выполнении корреспонденции, которые выпускают сертификаты, касающиеся различной зарегистрированной документации, организации и подготовки официальных собраний, копирования и печати, сообщений властям, оставленным в его отсутствие и информировали о них и дали офису компании необходимое бланк.
В каждой организации существуют свои обязанности секретаря. Он может именоваться как «секретарь-делопроизводитель», что подразумевает расширение круга его обязанностей.
Описание профессии
Сегодня секретарь компании должен быть сочувствующим и привлекательным. Любой менеджер, достойный своей соли, хочет нанять квалифицированного эксперта, который может служить правой рукой.
Секретарь является помощником и правой рукой менеджера. Когда лидер заботится о мировых проблемах производства, секретарь обеспечивает административную и управленческую деятельность.
Он занимается подготовкой и оформлением документов, приказов, договоров и других деловых бумаг, организационными вопросами, обеспечивает рабочую атмосферу для своего начальника.
История профессии уходит корнями в древние времена летописцев и летописи. Писари писали царские указы и распоряжения, летописцы ввели прославленные ратных дел повествования. Современные секретари не решают таких задач.
Их обязанности — вести делопроизводство, принимать телефонные звонки и организовывать совещания.
Секретарь может специализироваться как секретарь-референт, делопроизводитель, офисный работник, переводчик или специалист по протоколу, в зависимости от своей основной профессиональной деятельности.
Секретарь является человеком компании, важнейшим помощником лидера, человека, у которого есть информация, в которой зависит успешная работа, зависит нормальное функционирование всего.Традиционно большинство секретарей являются женщинами, хотя секретари находятся: мужчины.
Виды секретарей
Наиболее востребованными названиями работы на рынке являются универсальные секретари. Они могут работать для любого бизнеса, независимо от того, что он делает или какая должность занимает. Эти работники обычно используются в государственных учреждениях, значительных корпорациях или местных офисах многонациональных корпораций.
Вообще, согласно неофициальной классификации, существуют такие типы секретарей:
- Секретарь — принимает посетителей, принимает и распределяет телефонные звонки, может выполнять дополнительные мелкие поручения и совершать исходящие звонки. Для этой должности не требуется диплом о среднем образовании или профессиональная подготовка. К претендентам часто предъявляются строгие требования к внешнему виду;
- Административный помощник занимается делопроизводством, руководит сотрудниками отдела или офиса, координирует работу курьеров и отвечает за использование офисного оборудования и обеспечение его работоспособности. Готовит документы, необходимые менеджеру или сотрудникам для переговоров, и составляет отчеты. Ответственная должность, требующая определенных навыков. Обычно на эту должность набирают выпускников специализированных учебных центров и университетов;
- Помощник или заместитель директора — перечень задач в каждом случае оговаривается индивидуально. Часто секретарь знает только компьютеры и как варить кофе. Но все чаще личный секретарь — это человек с высшим образованием и глубоким знанием деятельности компании;
- Технический секретарь — это специфическая и необычная должность. Этот сотрудник должен быстро и без ошибок набирать текст (десятипальцевый «слепой» метод, не менее 150 знаков в минуту), уметь работать с оргтехникой и отвечать на телефонные звонки. Они редко выполняют творческие задания и дополнительные виды деятельности, проводя большую часть времени за работой над документами;
- Переводчик — отличное знание иностранного языка является обязательным по требованию работодателя. Уровень должен быть достаточным для ведения переговоров, поиска информации, переписки и работы с документами. Часто отличных результатов на собеседовании недостаточно для трудоустройства; требуется диплом или сертификат. В то же время сотрудник должен обладать секретарскими навыками;
- Офис-менеджер — менеджер, который полностью координирует работу офиса. Он или она отвечает за обеспечение водой, заказ и распределение офисных принадлежностей, бронирование билетов и гостиниц, вызов такси. Он отвечает за взаимодействие с внешними службами, деловую переписку, получение и отправку почты. Контролирует все административные и хозяйственные вопросы в подотчетном подразделении.
Судебный секретарь не является членом другой организации. Он сотрудник судьи, который работает в суде. Сотрудник посылает повестку дня, регистрирует участников разбирательства и поддерживает протокол судебного заседания.выполняет заказ головы.
Чтобы работать секретарем, в большинстве случаев вам не нужно иметь университетское образование, вам просто нужно пройти специальные курсы. Многие работодатели предлагают обучение.
История профессии секретарь
Он, несомненно, приведет нас к истории, если мы приподнимем занавес истории и поинтересуемся, откуда взялся термин «секретарь». Эти люди создавали письменные отчеты и записывали приказы и указы короля.
Для политиков и государственных деятелей работа без помощника была очень сложной. Должность секретаря впервые была учреждена Петром I. Руководство секретариата ценило сотрудников с образованием и глубоким пониманием всех тонкостей своей сферы.
Многие руководители бизнеса начали использовать личных секретарей в качестве своих помощников в 1840 году. Но я не был вынужден на эту должность;Другие тоже не были. В результате в Москве начались секретарские классы. Спустя всего одиннадцать лет после их дебюта в Харкове они вернулись домой.
Научно-технический прогресс развивается стремительно: ксероксы и пишущие машинки ушли в прошлое, поэтому сегодня рабочее место секретаря оснащено современными компьютерами, факсами и другой офисной техникой.
Последняя среда последней полной недели апреля объявлена профессиональным праздником «секретаря».
Как не промахнуться с работой вашей мечты
Что можно посоветовать тем, кто ищет себя, при всем
многообразии выбора?
При поиске работы читайте не только объявление о вакансии.
Зайдите на сайт компании, найдите публикации в Интернете. Необходимо, чтобы у
вас сложилось ясное представление о том, чем именно данная фирма занимается.
На собеседовании не стесняйтесь задавать вопросы, даже если
на первый взгляд к вашим обязанностям они не относятся. Когда выйдете на
работу, вас будет касаться абсолютно все, и вдруг вы не захотите иметь с этим
дело?
Составьте список своих умений, список того, чему хотелось бы
научиться, и список того, что вы хотели бы делать на работе. А теперь подумайте,
компания из какой сферы подходит под эти три списка? Если такая сфера
существует – ищите вакансии именно в этих компаниях.
Учитесь. Всему, что может пригодиться, даже если в нынешней
работе вам это не нужно. Ходите на профессиональные семинары, общайтесь с
коллегами на форумах. Закрывайте «пробелы». Невозможно стать специалистом во
всех областях, но это будет держать вас в тонусе и поможет выбрать сферу
деятельности, подходящую именно для вас.
Различия в обязанностях секретарей могут напугать даже
профессионала, и сориентироваться на рынке труда не так легко, как хотелось бы.
С другой стороны, такая ситуация радует. Потому что она дает массу возможностей
для профессионального роста. По моему мнению, профессия секретаря – одна из
тех, где невозможна умственная и эмоциональная деградация. И потом,
многообразие – это выбор. А значит, каждый может найти
себе дело по душе.
Компании, продающие товары и услуги
Кто самый главный человек в компании? Для секретаря,
конечно, руководитель. И мы не раз писали о том, что одна из основных обязанностей
секретаря – ограждать своего руководителя от «внешнего» мира – как сотрудников
компании, так и представителей других организаций.
Но у компаний, которые продают что-либо (не так важно,
товары это или услуги), есть в этом вопросе своя специфика. Если компания
организована правильно, то все интересы ее сосредоточены вокруг тех, кто
зарабатывает для нее деньги. В данном случае это именно менеджеры по продажам.
Так называемый линейный «сейлз» – это те, кто приносит в компанию деньги: ищет
клиентов и продает товар. Вам эти люди, безусловно, знакомы. Это они звонят с
просьбами соединить с начальником отдела обеспечения или руководителем, это они
ставят вас в тупик вопросом «Девушка, вам фланец нужен?», это они мечтают
перевести вашу компанию на новый более выгодный корпоративный тариф всего на
свете.
Именно с менеджерами по продажам и их клиентами больше всего
приходится взаимодействовать секретарю в компании, которая занимается продажами.
Расставляя приоритеты в выполнении задач, такой секретарь будет сначала
учитывать интересы «сейлза»: в первую очередь отнесет на подпись их документы,
забронирует переговорную, отправит в командировку, сделает копии документов и т. д.
Какие сложности создает такая специфика? Главные трудности
возникают именно в расстановке приоритетов. И дело не только в том, какие
именно задачи выполнять первоочередно. Ведь менеджер по продажам в компании не
один, и когда перед секретарем их стоит двенадцать и каждому нужно машину, командировку,
комнату для переговоров, не так просто бывает понять, на какую амбразуру
бросаться грудью. Этому можно научиться, проработав некоторое время в компании
и ознакомившись с основными правилами планирования времени.
Гораздо более сложная задача в данном случае – совместить
интересы начальника, чей покой вы обязаны хранить, и тех самых менеджеров,
которые приносят компании деньги (а значит, и покой руководителю). В таких
компаниях редко бывает четко установленное время подписания документов, а если
оно и есть, то нарушается.
При этом руководитель очень часто отсутствует в офисе, т. к.
находится на переговорах или в командировках. Соответственно, секретарю
необходимо следить за тем, чтобы всегда на месте был хотя бы один человек,
наделенный правом подписи документов, а доверенности на подписание не были
просрочены.
Еще одной особенностью работы секретаря в такой компании
является очень большой объем телефонных разговоров. Формально первичное
консультирование по товарам и услугам не входит в обязанности секретаря, но на
самом деле хороший секретарь обязан иметь далеко не общее представление о том, чем
занимается его компания, что именно она продает, какие преимущества есть у
предлагаемых товаров и услуг, основных клиентов и поставщиков.
Также необходимо знать, кто из специалистов ведет то или
иное направление, с кем можно оперативно проконсультироваться, если вы не
можете ответить на вопрос, понимать, чем бухгалтерия на данном предприятии
отличается от финансового отдела.
Не так уж плохо
Сразу после окончания университета я работала секретарем в
небольшой компании, которая занималась продажей судовых запчастей. Первые две
недели прошли как в тумане, люди, которые мне звонили, говорили на русском, но
это был не тот русский, который я знала.
Что-то нужно было с этим делать, причем
срочно. Однажды утром я пришла на работу на час раньше. Специалисты на складе
всегда приходили к восьми, я это знала. Так что до начала очередного безумного
дня я зашла к двум серьезным мужчинам преклонного возраста, в прошлом судовым
механикам, и попросила мне рассказать, что мы, собственно, здесь продаем.
До сих пор благодарна им за то, что они терпеливо разбирали
фильтры, доставали заглушки, показывали картинки с судовыми двигателями (у меня
даже было несколько подробных с подписями к каждой детали). В общем, я
перестала пугаться звучащих в телефоне слов, поняла, кому переадресовывать тот
или иной звонок, а позже перевела на заказ каталог опреснительных установок, на
чем неплохо заработала, а также обогатила словарный запас.
В отличие от секретаря, скажем, горнодобывающего
предприятия, которому не нужно разбираться в способах добычи руды, секретарь
компании, предлагающей товары и услуги, должен иметь об этих товарах очень
ясное представление.
Еще одной из особенностей работы на телефоне является работа
с жалобами. Среди тех, кто приобрел товар или услугу, всегда найдутся клиенты,
недовольные качеством. Не обязательно качеством товара – это может быть и
доставка, и обслуживание, и неверно оформленные документы.
И весь этот поток
недовольства будет выливаться перво-наперво на секретаря, которому, в свою
очередь, жизненно необходимо знать, на какой отдел переводить «жалобщиков»,
понимать, что высказанные даже самым грубым образом претензии не имеют к нему
лично никакого отношения, иметь огромный запас терпения и стрессоустойчивости,
чтобы результативно работать с такими людьми.
Кроме того, секретарь в компании-продавце выполняет огромный
объем работы с документами: пишет письма, организует отправку документов,
разбирает большой объем входящей корреспонденции, регистрирует документы и
следит за их прохождением.
Какие плюсы и минусы есть у работы в такой компании? Кому
она подходит? Прежде всего тем, кто любит общаться с людьми. Здесь у вас и
минутной передышки не будет. Так что если вы интроверт и больше любите работать
с бумагами, лучше ищите другое место.
Позиция секретаря в такой компании хороша для тех, кто
использует ее как старт в карьере, потому что не определился с профессией или
не может устроиться по полученной специальности. Она дает возможность изучить
специфику деятельности компании, завести деловые знакомства с представителями
заказчиков и поставщиков, понять, подходит ли вам данная сфера деятельности,
разобраться во всех плюсах и минусах. Такие секретари часто переходят на
позиции менеджеров или финансовых специалистов.
Еще один плюс: обширные связи секретаря. Проработав пару
месяцев, вы будете знать всех клиентов и поставщиков. И если будете работать
хорошо, выслушивать всех звонящих, помогать недовольным, отправлять документы в
срок, улыбаться приходящим на переговоры гостям, то при желании поменять работу
вам довольно легко будет это сделать.
Основным минусом такой работы является постоянное нервное
напряжение. У вас всегда будет много дел, никогда не будет времени спокойно
попить чай и поболтать с коллегой, все вокруг будут суетиться, больше напоминая
белку из известного мультика, чем серьезных специалистов, да еще и страшно
нервничать.
Крупные производственные или добывающие предприятия
Как раз на таком предприятии работаю я. Здесь сразу нужно
сделать оговорку. У большинства таких компаний существуют головной офис (аппарат
управления, финансовый отдел, отделы закупок, проектирования и т. д.) и
непосредственно производство, будь то завод, карьер или фабрика.
Секретари,
работающие на производствах, часто ласково называют их «площадка» (я себе
всегда представляю деревянный настил посреди тундры и очень переживаю за
коллег, как же им там работается). Об особенностях работы секретаря в головном
офисе и на производстве мы и поговорим.
■Головной офис, из которого осуществляется
управление всеми предприятиями. Зачастую именно через него идет все снабжение;
планы развития, управления, сокращения бюджета и повышения мощностей также
рождаются здесь.
В такой компании, как правило, несколько секретарей, потому
что подразделений много, площади большие, работает не одна сотня человек.
Следовательно, довольно четко обозначены функции секретаря. При этом надо
понимать, что секретари производственного и финансового отделов оформляют только
командировки по одному стандарту, вся остальная работа организована совершенно
по-разному.
Это означает, что самым главным качеством для секретаря
становится его коммуникативная компетентность, т.е. умение общаться с людьми
разных уровней, профессий, национальностей. Очень важно поддерживать хорошие
деловые отношения с коллегами – секретарями других отделов.
Кроме того, глава крупного предприятия – лицо очень высокого
статуса, и гости на переговоры приезжают соответствующие. Поэтому секретарю
крупного предприятия, даже если существует служба протокола, важно знать
правила делового этикета и международного протокола, владеть иностранным
языком, уметь общаться с людьми различного статуса.
Секретарь — высокопрофессиональный организатор
Следует учесть и такую особенность: у большинства
производственных предприятий головной офис находится в одном городе, а иногда
даже стране, а собственно производство – в другом месте. Поэтому возникают
трудности со связью (например, если головной офис в Москве, а предприятие – в
Магаданской области, плюс разница во времени восемь часов), задержки с
подписанием документов, оригиналы которых приходится пересылать почтой, и необходимость
организации большого количества командировок сотрудников и руководства.
А
поскольку добывающие предприятия находятся зачастую там, куда проблематично
добираться, с технической стороной организации поездок часто возникают большие
сложности. Так, помимо коммутативных функций секретарь должен быть еще и высокопрофессиональным
организатором.
Что касается телефона, то здесь самой главной задачей
является оградить руководство и сотрудников офиса от огромного потока входящих
звонков. Вам постоянно будут звонить менеджеры по продажам, журналисты,
специалисты, ищущие работу, представители компаний-партнеров, сотрудники
управляемых предприятий, благотворительные организации… Секретарь на крупном
производственном предприятии не может и не должен иметь полное представление о
специфике деятельности всех подразделений компании, но обязан грамотно
распределять звонки.
■Производственная площадка. Это
может быть завод, карьер по добыче полезных ископаемых – вариантов великое
множество, и, конечно, они во многом отличаются друг от друга. Но есть и общие
черты:
Удаленность от больших городов. Многие крупные заводы
находятся не в больших городах. Так, например, добывающие предприятия нашего
холдинга в Магаданской области находятся в нескольких сотнях километров от
Магадана. Соответственно, на предприятиях существует, помимо секретариата,
транспортный отдел, который занимается организацией встречи и доставки
сотрудника до места назначения.
Специалисты этого отдела, как и секретари,
должны находиться в постоянной боевой готовности, поскольку в любой момент может
понадобиться отправить в Магадан машину, организовать чартер для выездной
комиссии, размещение сорока человек на корпоративных квартирах (гостиниц в
ближайшем поселке, конечно, нет).
Огромную роль играет также разница во времени. Рабочие
заводов следуют четкому графику, а вот аппарату управления, сотрудникам офиса и
секретарям нередко приходится задерживаться до поздней ночи: когда у них вечер,
головной офис только включается в работу.
Условия работы. Никто не говорит, что секретарь должен
бегать по горячему цеху. На заводе есть и офисные помещения. Только вот моим
коллегам приходится выполнять и такое, если начальник требует найти специалиста.
Сложности с организацией досуга делегаций. Крупное
производство предполагает частые прилеты различных комиссий, начальства,
сотрудников, приглашенных специалистов. Для секретаря это означает
необходимость организации досуговой части поездки.
Хорошо, если график у
специалистов плотный, они «заехали на час» после ночного перелета и спешат
поскорее вернуться домой. А если им необходимо остаться на несколько дней? Или
если расписание рейсов в отдаленные края такое, что меньше чем на неделю
приехать никогда не получается?
Секретарям в крупных городах хорошо: отправила гостей на
обзорную экскурсию по городу, после нее – на ужин в ресторане, и программа-минимум
выполнена. А что делать тем, кто живет далеко от центра? Куда отвести гостей в
сибирском поселке? Самые распространенные варианты: охота и рыбалка, что,
согласитесь, очень мало похоже на обзорную экскурсию.
Необходимость постоянно координировать свои действия с
головным офисом. Именно оттуда идет вся информация (или не идет), там
подписывают важные документы, издают распоряжения и приказы. И секретарь на
предприятии зависим от того, насколько оперативно и точно донесет до него
необходимые сведения коллега из офиса.
Впрочем, зависимость здесь двухсторонняя.
Я тоже не хочу, чтобы мой сотрудник мерз в магаданском аэропорту, потому что за
ним не прислали машину. Поэтому мы уважаем друг друга, стараемся всячески
помочь, поздравляем друг друга с праздниками и с годами начинаем дружить, ни
разу в жизни друг друга не увидев.
Есть много преимуществ работы для такой компании.
Во-первых, конечно же, статус. Позиция даже секретаря отдела
на крупном предприятии – это престижно. В дальнейших поисках работы такая
строчка в резюме сыграет важную роль.
Во-вторых, стабильность. Большое предприятие может, как и маленькое,
разориться из-за кризиса. Но процедура сокращения там, как правило, гораздо
более долгая, что дает возможность для поисков работы, да и хорошие и
гарантированные законодательством компенсации.
В-третьих, такая работа поможет вам приобрести или улучшить
бесценные навыки коммуникатора и организатора.
Зато обязанности секретаря на производственном предприятии,
как правило, четко ограничены, но плюс это или минус, каждый специалист решает
для себя сам.
Еще одним плюсом мои коллеги на производствах считают работу
среди технических специалистов. Дело в том, что у них очень ясное мышление, они
умеют четко ставить задачи и спокойно идут на контакт, предоставляя секретарю
любую необходимую информацию.
Работа на производственных площадках предполагает не только
ненормированный рабочий день, но и большую самостоятельность. Здесь меньше
бюрократии, все подчинено единой цели – произвести или добыть, а значит,
секретарю легче донести какие-то решения, получить нужное (будь то машина или издание
распоряжения), а также наладить процесс передачи информации между сотрудниками
и руководителям.
Сложно сказать, чем это обусловлено, но руководители
предприятий относятся к своим секретарям в целом более человечно, чем
начальство в головных офисах. Возможно, потому, что процесс производства
зачастую непрерывный, и начальнику в таких напряженных условиях труда
необходимо иметь рядом надежного помощника. И если он такого находит, то
старается его беречь.
Общая характеристика профессии
Секретарь — это сотрудник офиса, который отвечает на телефон, проверяет и записывает электронные письма и письма на бумаге, объединяет документы, организует встречи и магазины для управления.
Такой сотрудник может принимать свои собственные решения как часть своих компетенций.
Это слово сочетает в себе ряд следующих действий:
Секретарь на ресепшн.
Он отвечает на телефонные звонки и переадресовывает их нужному абоненту, встречает гостей и исполняет небольшие поручения руководства.Секретарь-референт.
Это более ответственная должность. Такой секретарь ведает всем, что происходит в офисе. Он не только отвечает на звонки и принимает почту, но и готовит различную документацию.Помощник руководителя.
Работники этого уровня занимаются решением проблем организации, дают указания другим служащим.
Плюсы и минусы профессии
Секретарь — это профессия, которая в большинстве областей деятельности становится основным началом карьеры.Практика на должности позволяет сотруднику изучить свойства определенного типа деятельности, чтобы понять специфичность взаимодействия между структурами состояния.
Ниже перечислены лишь некоторые другие преимущества направления:
- Представитель этой профессии за короткий период времени приобретает много новых знаний и навыков;
- Сотрудник находится на виду, налаживает связи и имеет возможность проявить себя;
- Не обязательно иметь специализацию. Одновременно можно получить высшее или профессиональное образование в интересующей вас области. После получения диплома секретари уже имеют опыт работы, поэтому они могут легко перейти на специализированную должность;
- Работа редко связана с тяжелым физическим трудом, но предполагает активность;
- Как правило, задания должны выполняться
- Представители секретариата получают достойную зарплату;
- Такие сотрудники часто заводят много полезных и выгодных контактов, что позволяет им профессионально развиваться;
- Профессионалы и новички всегда востребованы. Профессиональные ресурсы часто переполнены предложениями работы на любой вкус.
В этой профессии нет недостатков, но есть несколько особенностей, которые необходимо принять во внимание. Их работа часто является стрессовой.
Специфика профессии
Долгие столетия работа в этой должности была привилегией мужчин. В двадцатом веке все изменилось. Секретариат теперь на 95% состоит из женщин, что объясняется спецификой направления.
Профессиональные функции:
- Повышенные требования к личным качествам сотрудника: он должен быть доброжелательным и позитивным, но при этом внимательным, ответственным и аккуратным;
- Отличные организаторские способности: от качества работы сотрудников зависит функциональность всей компании или отдельных ее частей. По статистике, женщины лучше справляются с организацией бесперебойной работы офиса;
- Многозадачность: Люди не способны к многозадачности или запоминанию серии задач или заданий;
- Умение планировать рабочее время — в повседневной жизни девушки часто опаздывают на встречи, но на работе они более дисциплинированы, чем мужчины;
- Инъекции в задницу презираются всеми. W
Секретарь — административный агент, у которого есть огромные особенности Head Aid, чтобы гарантировать жизнь офиса.
Эксперт: Это не имеет значения, что эксперты думают о кризисе Украины.
Екатерина Колоколова:
Сотрудник по -прежнему является лицом компании, так что имейте это в виду. По данным статистики, женщины более доступны для потенциальных клиентов и нынешних.
Творческие компании
А теперь давайте немного отвлечемся от «тяжелой» темы и
рассмотрим специфику работы секретаря в компаниях творческой или околотворческой
сферы. В последнее время их появилось великое множество: дизайнерские конторы (причем
речь может идти о дизайне квартир, сайтов, различной печатной продукции),
рекламные агентства, редакции модных журналов, танцевальные студии, театры,
художественные галереи, event-агентства и т. д.
Что у них может быть общего? «Я скажу тебе, что у них общего,
– ответила мне подруга, которая во время учебы была помощником режиссера на
производстве художественного фильма, потом секретарем владельца сети
художественных галерей, а теперь работает помощником руководителя в большой
дизайнерской компании.
Итак, главной особенностью работы секретаря в творческой
компании (назовем ее так) является необходимость работы с творческими людьми. И
если вы при этих словах представили себе тусовку Модильяни на Монмартре, то не
обольщайтесь.
Многие творческие специалисты работают на дому, т. е. в офисе
появляются по договоренности с руководителем или по желанию. Это означает, что они
живут по своему внутреннему графику. И если в 11.00 начальник требует соединить
его с дизайнером, не удивляйтесь, что у того выключен телефон.
Не то чтобы они необязательны, но творческий процесс – это
не токарное производство. Не пришло вдохновение, нет идеи, мысль остановилась.
Практически в любой компании секретарю приходится находить
сотрудников, звонить им, просить предоставить какую-либо информацию и т. д. Только
в творческой среде каждое такое задание превращается в квест, порой
непроходимый.
Какими качествами должен обладать секретарь, работающий в
творческой среде? Многие думают, что эта работа подойдет творческим личностям.
Не могу с этим согласиться, поскольку сложно представить, как одна творческая
личность организует другую, а именно эта обязанность является главной во многих
фирмах подобного профиля – организовывать работу других людей.
Моей подруге
приходится ставить дизайнерам сроки, требовать отчеты о проделанной работе,
финансовые отчеты, проекты. Это непросто и требует изобретательности. Что может
написать в отчете дизайнер, который при выполнении услуги «Авторское
сопровождение» шесть часов провел с клиентом в магазине, выбирая ламинат?
Кому подходит такая работа? Думаю, тем, кто любит
организовывать хаос. А также присутствовать при создании шедевров.
Плюсы здесь найдут те, кто мечтает работать в творческой
среде, а также прирожденные организаторы, готовые командовать людьми.
Несомненным минусом являются переработки, ненормированный
рабочий день и плохо организованные люди вокруг. Впрочем, как показывает пример
моей подруги, последнее хороший секретарь может исправить.
Траты
Моя зарплата идет в хобби.
Стоимость маникюра, педикюра и бровей составляет 3550 рублей. Я служу мастеру, и я никогда не откажусь от этого.
Они тратят около 5000 рублей в фунтах.Я люблю читать, поэтому я уверен, что у меня есть новые книги.В зависимости от моего настроения, это может быть анти-утопия, роман или что-то еще, но, конечно, высокого качества, а не книги Дарьи Донтовы.
Около 15 000 рублей отправляются в другой город моих дорогих друзей.Это что -то вроде традиции, я путешествую один или два раза в месяц.Из Москвы у меня мало близких друзей, я читаю книги, я плачу спортом и работаю.И на моем отдыхе на родине.
На серьги, заколки и другие украшения я трачу около пяти тысяч рублей. Я трачу на косметику три-четыре тысячи рублей. Я могу пойти в магазин и, если мне что-то понравится, я это куплю. Я могу купить сумочку за 8 000 рублей и пару балетных туфель за 500 рублей, если они мне понравятся.
Или вы можете заплатить 5 000 за пару нижнего белья, а затем зайти в палатку и сделать заказ на другую пару. Таким образом можно получить еще десять тысяч рублей. Я могу сократить потребление пищи, если мне нужно сэкономить деньги. Проезд, плата за телефон и мелкие бытовые расходы — все это увеличивает расходы.
Учебные заведения
Как это ни странно, но я никогда не задумывалась о том, что
у ректоров вузов, директоров техникумов, руководителей обучающих центров тоже
есть секретари. Это при том, что я знаю, что ни одно предприятие не может
обойтись без секретаря. Но учебные заведения стоят особняком. Почему? Потому
что продают и производят весьма специфический товар – знания и специалистов.
И оказалось, что у таких секретарей очень нелегкая работа. Особенно
это касается секретарей ректоров. Здесь моих коллег подстерегает масса
трудностей. Во-первых, сам руководитель, который является крупным специалистом,
научным деятелем и светилом в области образования (как ни крути, ректор
учебного заведения).
Так, все руководители высокого о себе мнения, и заслуженно.
Но люди науки – это люди науки. К ним нужен особый подход. Знаете, что отмечает
большинство помощников? Что их руководители очень тонко чувствуют любую фальшь.
Желание замолчать какой-то промах, лукавое «уже сделано», когда еще только
собираешься, – все это руководитель моментально понимает. Принимает или нет,
зависит уже от личности начальника.
Кроме того, ректор – это человек, которого хотят видеть и
слышать всегда и все. И родители отчисленных студентов в вашей собственной
приемной, и организаторы конференции в Гамбурге. Конечно, прямо сейчас!
Вторую трудность представляют, как ни странно, сами
студенты. Юные и неопытные, они мало что понимают в организации рабочего
процесса, не могут правильно заполнить бумаги, от испуга по десять раз задают
один и тот же вопрос, кроме того, считают, что приемная существует как раз для
того, чтобы собраться в ней всем потоком.
Третья сложность – это родители студентов. Потому что они
очень волнуются за своих детей, хотят справедливости, участия и к ректору в
кабинет. Только вот задача секретаря не войти в положение, а сдержать весь этот
натиск и защитить драгоценное светило в кабинете за спиной.
Что, кстати, не
отменяет необходимости все-таки входить в положение. Вы ведь понимаете, что мало
кто из родителей придет в приемную ректора высказать благодарность за хорошее
обучение или справиться о его делах. Приходят, когда есть проблема, которую
нужно решать на довольно высоком уровне (или когда думают, что есть такая
проблема).
И секретарю в приемной учебного заведения приходится взаимодействовать
с людьми, причем лично, а не по телефону. Только стрессоустойчивости здесь мало
– нужно также быть хорошим психологом, уметь успокаивать людей, отстаивая при
этом свою позицию.
Кому подходит такая работа? Идеальному коммуникатору,
организатору, хорошему управленцу, который в то же время умеет подчиняться.
Основные плюсы: престижность и, безусловно, круг общения.
Родители бывают всякие, но вот из преподавателей никто не зайдет в вашу
приемную со словами «Надо это… билет взять».
Минусы: работа со студентами и их родителями. Предполагает
наличие нервной системы из платинородиевого сплава.
Конечно, отраслей существует гораздо больше, чем упомянуто в
статье. Я постаралась привести самые характерные, те, в которых специфика
деятельности фирмы накладывает наибольший отпечаток на характер работы
секретаря.
Функции и обязанности
Вы будете отвечать за все справочно-информационные услуги, связанные с документацией компании.А также организовывать и контролировать делопроизводство в филиалах компании и отдельных отделах.Неудивительно, что вы не простой секретарь.
Генеральный директор, получающий правовой секретарь, должен создать необходимые документы, чтобы обеспечить бизнес в целом финансовой и экономической деятельности. Он курирует создание, пересмотр и одобрение всей документации, предоставленной руководству компании.
Одна из обязанностей секретаря состоит в том, чтобы держать линии общения открытыми с гражданами, как отдельными лицами, так и в качестве представителей конкретных организаций (как государственных, так и частных). Он также управляет личными файлами и записями занятости, а также приемом посетителей.